Heute ist der 3.04.2026 und die digitale Transformation der Verwaltung in Deutschland ist nach wie vor ein heißes Thema. Zehn Jahre nach dem Beschluss des Berliner E-Government-Gesetzes zeigt sich, dass die Umsetzung der elektronischen Aktenführung in vielen Bereichen noch immer schleppend voranschreitet. Laut einer Umfrage der Deutschen Presse-Agentur nutzen nur wenige Beschäftigte mit IT-Arbeitsplatz digitale Akten. Die Nutzung variiert stark zwischen den Bezirken: Während in Steglitz-Zehlendorf und Spandau lediglich 5% der Beschäftigten auf digitale Akten zugreifen, sind es in Reinickendorf immerhin 20%. Die Papierakten sind nach wie vor weit verbreitet, und nicht einheitliche IT-Verfahren in verschiedenen Bereichen erschweren die Situation zusätzlich. Vier von zwölf Bezirken reagierten nicht auf die Anfrage zur Umsetzung, was die Unklarheit über den Fortschritt der Digitalisierung in der Verwaltung weiter verstärkt.
Die Verantwortlichen in den Bezirksämtern führen fehlendes Personal und fehlerhafte Software als wesentliche Hindernisse für die Umstellung auf die E-Akte an. Auch die Projektsteuerung weist Defizite auf, und es fehlt an der Akzeptanz der E-Akte seitens der Beschäftigten. Innensenatorin Iris Spranger (SPD) hatte im Juni 2022 angekündigt, dass die digitale Akte für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden verfügbar sein soll. Aktuell sind in 40 Behörden etwa 10.000 Nutzer für die E-Akte registriert, und 17 weitere Behörden befinden sich in der Vorbereitung.
Die Rolle der E-Akte in der digitalen Verwaltung
Andreas Voglmayr, Business Unit Executive bei Fabasoft, betont die entscheidende Rolle der E-Akte für die digitale Verwaltung in Deutschland. Die Nachfrage nach nutzerfreundlichen Online-Services treibt den Ausbau der digitalen Verwaltung voran. Jedoch stehen die Verwaltungen vor Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel, der durch den demografischen Wandel verstärkt wird, sowie den steigenden Erwartungen der Bürger:innen und Unternehmen an eine schnelle Bearbeitung von Anträgen. Hier kommen moderne Technologien ins Spiel: Low-Code-/No-Code-Technologien und Künstliche Intelligenz (KI) sollen Verwaltungen entlasten und digitale Prozesse effizienter gestalten.
E-Akten sind zentral für die digitale Transformation, da sie Wissen bündeln und effizientere Abläufe ermöglichen. Die Fabasoft eGov-Suite wird bereits von über 200 Bundesbehörden sowie mehreren Landesbehörden und Kommunen in Deutschland genutzt. Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen der E-Akte, die die Aktenführung digitalisiert, und der intelligenten Akte, die KI-gestützte Funktionen bietet. Intelligente Akten entlasten Sachbearbeiter:innen von Routinetätigkeiten und verbessern die Entscheidungsfindung für Führungskräfte. Ein Beispiel für den Nutzen dieser Technologie ist der AI Use Case „Zusammenfassung“, der komplexe Akteninhalte schnell aufbereitet und relevante Informationen bereitstellt.
Auszeichnungen und zukünftige Perspektiven
Die digitale Verwaltung in Deutschland wird zunehmend international anerkannt. Beim „World Governments Summit“ in Dubai wurde Deutschland mit dem Preis „Best Use of AI in Government Services“ ausgezeichnet. Diese Auszeichnung hebt die Vorreiterrolle Deutschlands beim verantwortungsvollen Einsatz von KI hervor. Der Bund und die Länder arbeiten kontinuierlich daran, digitale Verwaltungsleistungen flächendeckend auszubauen, um die Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten.
Bayern und Hessen haben ambitionierte Pläne: Bis Ende 2026 sollen fünf zentrale Leistungen, darunter Führerscheinanträge und Online-Ummeldungen, digital verfügbar sein. Erkenntnisse aus diesen Bundesländern sollen ab Sommer 2026 auf weitere Bundesländer übertragen werden. Die föderale Modernisierungsagenda setzt auf KI, um Anträge zu sortieren und Routineaufgaben zu übernehmen. Dies kommt nicht nur den Verwaltungen zugute, sondern auch den Bürgerinnen und Bürgern, die von schnelleren Verfahren und einfacheren Verwaltungsleistungen profitieren.
Die Bundesregierung unterstützt diese Entwicklungen mit der digitalen Plattform „Marktplatz Deutschland“, die Basiskomponenten und KI-gestützte Unterstützungsdienste bereitstellt. Der Einsatz von KI-Lösungen soll auch bei Vergaben auf Bundes- und Landesebene erprobt werden, um die Verfahrensdauer zu reduzieren. Im Rahmen der Modernisierungsagenda wird der Einsatz von KI bei Visaverfahren ebenfalls gefördert, um die Effizienz zu steigern und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Transformation der Verwaltung in Deutschland noch in den Kinderschuhen steckt, jedoch vielversprechende Fortschritte in Sicht sind. Die Herausforderungen sind groß, doch mit den richtigen Technologien und einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse der Bürger:innen könnte die E-Akte der Schlüssel zu einer zukunftsfähigen Verwaltung sein. Für weitere Informationen und Details zur aktuellen Lage der E-Akten in Deutschland sei auf die Artikel von Zeit.de, egovernment.de und bundesregierung.de verwiesen.