Start für 2025 geplant – E-Akte in Berlin steht nach massiver Kritik auf der Kippe
Die geplante Einführung der E-Akte in der Berliner Verwaltung, die für das Jahr 2025 vorgesehen war, gerät ins Wanken. Nach ersten Erfahrungen mit der Software haben sich massive Probleme gezeigt, die den Zeitplan in Frage stellen. Insbesondere im Bezirk Mitte, der als Vorreiter bei der Verwaltungsmodernisierung gilt, sorgt die E-Akte für große Unzufriedenheit.
Die Schnittstellen der E-Akte zu anderen zentralen Programmen der Verwaltung funktionieren nicht richtig. Die erhoffte Entlastung und Vereinfachung für die Mitarbeiter bleiben aus. Die Bezirksbürgermeisterin Stefanie Remlinger (B’90/Die Grünen) hat deshalb die Nutzung der Software untersagt. Besonders problematisch sind die Scanner, die Dokumente erkennen und sortieren sollten. Die Scan-Software ist jedoch fehlerhaft und erfüllt nicht ihren Zweck. Sie kann nur das Eingangsdatum der Verwaltung lesen.
Aufgrund der eingeschränkten Funktionen der Software sind elf Mitarbeiter allein damit beschäftigt, Dokumente einzuscannen und an die verschiedenen Abteilungen und Ämter zu verteilen. Allerdings stehen dafür nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung. Im Bezirksamt Mitte gibt es täglich eine große Menge an Formularen, Bescheiden und Postsendungen zu bearbeiten. Jeder zusätzliche Klick wird zum enormen Mehraufwand, der sich tausende Male wiederholt.
Die Kritik an der E-Akte kommt nicht nur aus dem Bezirk Mitte, sondern auch von den Bürgermeistern anderer Bezirke. In einer Anhörung im Abgeordnetenhaus äußerten diese ebenfalls Zweifel daran, dass das Projekt in der aktuellen Form eine Zukunft hat. Die Verwaltungsstaatssekretärin Martina Klement spricht von hoher Unzufriedenheit und nachweisbaren Mängeln an der eingekauften Software. Gespräche mit dem Vertragspartner sollen klären, ob Nachbesserungen möglich sind und wie es weitergehen kann.
Der stellvertretende Vorsitzende der Links-Fraktion im Abgeordnetenhaus, Tobias Schulze, plädiert für einen Neustart, wenn das Basissystem nicht funktioniert. Lars Rauchfuß von der SPD-Fraktion betont, dass die Einführung der E-Akte zur Chefsache gemacht werden muss. Der Regierende Bürgermeister Kai Wegner soll sich bis Ende der Sommerpause auf den neuesten Stand bringen und handeln.
Bezirksbürgermeisterin Remlinger empfiehlt dem Regierenden Bürgermeister einen Besuch im Jobcenter Mitte, wo die E-Akte bereits erfolgreich eingeführt wurde. Dort kommt eine intelligente Scan-Software zum Einsatz, die effizienter arbeitet und weniger Zwischenschritte benötigt.
Es bleibt abzuwarten, ob und wann die Probleme mit der E-Akte gelöst werden können und wie es mit der Verwaltungsmodernisierung in Berlin weitergeht. Eine erneute Ausschreibung des Projekts ist eine mögliche Option.
