Virtual Data Room: tutto ciò che devi sapere

Virtual Data Room: tutto ciò che devi sapere

L'industria della sala dati virtuale è attualmente una delle "industrie calde che dovrebbero essere tenute a mente", afferma Forbes riferisce. Gli esperti prevedono che il mercato VDR crescerà nei prossimi 5 anni e raggiungerà un valore di $ 1,9 trilioni entro la fine del 2022.

La sala dati è stata inizialmente utilizzata principalmente nelle transazioni di M&A, ma ora sono ampiamente utilizzate da aziende di vari settori economici. La popolarità del VDR sta crescendo perché sempre più aziende si astengono dall'amministrazione convenzionale (carta), che è accompagnata da un aumento delle minacce a una violazione delle informazioni. Lo scopo principale dello spazio dei dati è offrire il massimo livello di sicurezza per le informazioni elettroniche condivise tra le organizzazioni.

Che cos'è una sala dati virtuale?

Nel senso più semplice, una sala dati virtuale è un archivio di documenti elettronici basati su Web in cui un'azienda può conservare in sicurezza i documenti riservati e consentire alle persone autorizzate l'accesso ad esso. In effetti, questo ambiente è estremamente sicuro e crittografato con algoritmi simili a quelli nel settore bancario elettronico (EV SSL). L'accesso alle informazioni è limitato ed è rigorosamente monitorato da un amministratore. L'amministratore decide chi ha accesso a informazioni su quali documenti specifici e in che misura (ad esempio se un utente può salvare o stampare file, ecc.). L'amministratore invita gli utenti al VDR, ma può anche rifiutare o limitare l'accesso in qualsiasi momento. Grazie a questa funzione, importanti documenti aziendali possono essere condivisi in sicurezza con società esterne e costantemente monitorati.

L'idea è che nessuno riceva l'accesso a informazioni riservate, a meno che non vengano concesse le autorizzazioni corrispondenti, mentre tutto ciò che accade nel VDR viene segnalato regolarmente. D'altra parte, le persone che sono state invitate nella sala dati possono lavorare comodamente dai loro uffici in qualsiasi parte del mondo in qualsiasi momento e notte. Poiché lo spazio dei dati è offerto come servizio (SAAS), è necessario solo un computer e una connessione Internet per utilizzarlo.

Che tipo di informazioni sono inserite in una sala dati virtuale?

Nelle sale di dati, i documenti privati ​​sono di solito archiviati, che sono di grande importanza per il proprietario. Oltre alla fornitura di informazioni tipiche che dovrebbero sempre essere protette, come dati finanziari, personale, legali o strategici, sempre più aziende stanno prestando attenzione alla sicurezza e proteggendo le informazioni da aree come la proprietà intellettuale o i brevetti utilizzando VDR. Ciò va di pari passo con la necessità di soddisfare i requisiti GDPR aggiornati (e rigorosi) nella legge dell'UE, la protezione dei dati personali.

Quando dovrei usare una sala dati virtuale?

Le sale dati vengono spesso utilizzate per completare le transazioni di mercato, comprese fusioni e acquisizioni. La parte essenziale di ogni transazione è fornire agli investitori e ai loro consulenti l'accesso ai dati dell'azienda in modo che possano valutare la redditività e il rischio associato all'investimento (). Questo processo nella sua forma convenzionale (uno spazio di dati fisici) è ingombrante e provoca costi (ogni investitore deve venire alla società e analizzare i documenti in uno spazio dedicato) è il tempo che consumano (gli investitori non devono sapere nulla su di loro, quindi arrivano in tempi diversi, "uno dopo l'altro" dopo l'altro.

Pertanto, le sale dati elettroniche hanno sostituito tradizionali relativamente rapidamente e attualmente sono lo standard per la due diligence (leggi di più su questo nell'articolo perché VDR nell'uso del due diligence? . Grazie a VDR, la raccolta di informazioni, la lettura e la valutazione sono più efficaci che mai. I principali vantaggi per ciascun partecipante alla transazione sono il comfort (tutti i lavori dagli uffici) e la trasparenza del processo. Per il venditore, è la possibilità di raggiungere un gruppo più ampio di investitori da tutto il mondo (gli investitori lavorano in una sala dati virtuale contemporaneamente, ma non conoscono l'esistenza dell'altro), la sicurezza delle informazioni e il controllo sulla transazione (ad esempio, puoi sapere esattamente quali informazioni su chi, in che misura o per quanto tempo è stato visualizzato un documento specifico).

Spazio di dati tradizionale rispetto alla sala dati virtuale

Spazio di dati tradizionale:

Una stanza fisicamente protetta e monitorata è generalmente condivisa nei locali di una società o dei suoi avvocati, in cui i documenti riservati sono condivisi da unità esterne (consulenti) per analizzare le condizioni della società. L'accesso allo spazio dei dati è spesso possibile solo a un consulente contemporaneamente.

• Time -Coning Due Diligence
• Comfort di lavoro basso
• Costi elevati (viaggi, viaggi di lavoro)
• Rischio di sicurezza

Virtual Data Room:

Un sito Web a cui l'accesso è limitato a invitare le unità esterne (consulenti) per conoscere i documenti aziendali caricati lì. Poiché i documenti sono generalmente riservati, ci sono restrizioni sulla possibilità di copiare, condividere o stampare i documenti.

• Accesso all'orologio da ogni luogo del mondo
• negoziati paralleli
• Comunicazione (domande e risposte per il forum)
• Efficienza del processo
• Sicurezza delle informazioni

Oltre alle transazioni di due diligence, in cui i vantaggi dell'utilizzo di VDR sono ovvi, gli spazi di dati sono sempre più utilizzati dalle aziende per implementare progetti che non hanno una fase di due diligence, ma includono semplicemente il trasferimento di informazioni sensibili a partner esterni (consulenti, istituti finanziari, società di collaborazione). Il più delle volte, si tratta di progetti di investimento, progetti di costruzione, finanziamenti di progetti, joint venture o progetti di consulenza. La popolarità delle sale di dati virtuali cresce anche in settori come le scienze della vita o le attività bancarie, dove la protezione della proprietà intellettuale, dei brevetti e dei dati personali sopra menzionati è di importanza cruciale.

Vedi come funziona.

Cosa fa differenziare la sala dati virtuale da altri sistemi di rilascio di file?

Sono sicuramente gli alti standard di sicurezza che sono descritti in modo più dettagliato alla fine di questo articolo. La sicurezza è il cuore del sistema virtuale della sala dati. C'è anche un secondo fattore che vale la pena menzionare: in contrasto con altri sistemi di rilascio di file, VDR offre supporto da parte del fornitore di servizi. Il supporto è offerto intorno all'orologio e include al di sopra di tutti i supporti tecnici per tutti gli utenti e l'assistenza clienti per la gestione del sistema (ad esempio il provider di spazi dati può caricare file o gestire VDR per il cliente).

Quali sono le funzioni più importanti di questo tipo di applicazioni?

Una sala dati virtuale è una soluzione per l'approvazione controllata di file riservati al di fuori dell'azienda, non per lavorare su documenti. Ecco perché VDR è un solo sistema di lettura. Ciò significa che non è possibile modificare i documenti nel VDR e persino l'opzione per selezionare e copiare il testo non è consentita. Queste sono le funzioni più importanti di questo tipo di applicazioni. Inoltre, il sistema consente restrizioni ancora più avanzate, come bloccare l'opzione per salvare i documenti sul disco rigido, stamparli, bloccare l'opzione screenshot (schermata di stampa) o di posizionare le filigrane sui file che aiutano a identificare la persona nel caso di una screenshot che possono avere un uso improprio.

Nel caso della sala dati virtuale fornita da fordata I nostri clienti ricevono una protezione aggiuntiva (questa volta non contro gli utenti, ma contro gli attacchi di hacker), poiché l'applicazione dei documenti sono le applicazioni native che sono create da fordata. Non si basano sul contrasto della tecnologia flash con la maggior parte delle soluzioni VDR concorrenti, che è considerata estremamente sensibile alle minacce IT.

VDR è certo: cosa significa?

In termini di diritti di accesso al sistema e alla crittografia della comunicazione, i VDR hanno lo stesso livello di sicurezza dei servizi bancari. Ciò include la crittografia della comunicazione con il protocollo Secure EV SSL 256-BIT, la registrazione con password e codici SMS forti, la modifica della password regolare o la registrazione automatica dopo un certo tempo dell'inattività dell'utente. Ulteriori meccanismi che possono essere trovati nello spazio dei dati, ma non nei sistemi bancari, sono l'opzione di limitare il numero di indirizzi IP da cui gli utenti possono accedere a VDR o il blocco alla stessa registrazione con le stesse informazioni di accesso.

Il catalogo è molto più ampio e potremmo parlare in dettaglio della sicurezza. Tutto sommato, i VDR sono i sistemi di rilascio di file più sicuri disponibili sul mercato. Pertanto, mi fermerò intenzionalmente a questo punto e continuerò a trattare l'argomento nei prossimi articoli. Spero di essere riuscito a familiarizzare quelli di voi che sono principianti su questo argomento, ma hanno ancora un significato commerciale con VDR. Ti invitiamo anche a testare il nostro sistema e vedere se è una buona soluzione per la tua azienda.