Sala de datos virtual: todo lo que necesita saber

Sala de datos virtual: todo lo que necesita saber

La industria de la sala de datos virtuales es actualmente una de las "industrias calientes que deben tenerse en cuenta", dice Forbes. Los expertos predicen que el mercado VDR crecerá en los próximos 5 años y alcanzará un valor de $ 1.9 billones para fines de 2022.

se usó inicialmente principalmente en transacciones de M&A, pero ahora son ampliamente utilizadas por empresas de varios sectores económicos. La popularidad de VDR está creciendo porque cada vez más empresas se abstienen de la administración de la oficina convencional (en papel), que se acompaña de crecientes amenazas a una violación de la información. El objetivo principal del espacio de datos es ofrecer el más alto nivel de seguridad para la información electrónica que se comparte entre las organizaciones.

¿Qué es una sala de datos virtual?

En el sentido más simple, una sala de datos virtual es un archivo de documentos electrónicos basado en la web en el que una empresa puede mantener de manera segura documentos confidenciales y dar a las personas autorizadas acceso a él. De hecho, este entorno es extremadamente seguro y encriptado con algoritmos que son similares a los de la banca electrónica (EV SSL). El acceso a la información es limitado y es monitoreado estrictamente por un administrador. El administrador decide quién tiene acceso a información sobre qué documentos específicos y en qué medida (por ejemplo, si un usuario puede guardar o imprimir archivos, etc.). El administrador invita a los usuarios al VDR, pero también puede rechazar o restringir el acceso en cualquier momento. Gracias a esta función, los documentos comerciales importantes se pueden compartir de manera segura con compañías externas y monitorear constantemente.

La idea es que nadie recibe acceso a información confidencial, a menos que se otorguen los permisos correspondientes, mientras que todo lo que sucede en el VDR se informa regularmente. Por otro lado, las personas que han sido invitadas a la sala de datos pueden trabajar convenientemente desde sus oficinas en cualquier parte del mundo en cualquier momento y noche. Dado que el espacio de datos se ofrece como un servicio (SaaS), solo necesita una computadora y una conexión a Internet para usarla.

¿Qué tipo de información se colocan en una sala de datos virtual?

En salas de datos, los documentos privados generalmente se almacenan, que son de gran importancia para el propietario. Además de la provisión de información típica que siempre debe estar protegida, como datos financieros, de personal, legales o estratégicos, cada vez más empresas están prestando atención a la seguridad y proteger la información de áreas como la propiedad intelectual o las patentes que utilizan VDR. Esto va de la mano con la necesidad de cumplir con los requisitos GDPR actualizados (y estrictos) en la ley de la UE: la protección de los datos personales.

¿Cuándo debo usar una sala de datos virtual?

Las salas de datos se usan con mayor frecuencia para completar las transacciones del mercado, incluidas las fusiones y las adquisiciones. La parte esencial de cada transacción es proporcionar a los inversores y sus asesores acceso a los datos de la Compañía para que puedan evaluar la rentabilidad y el riesgo asociado con la inversión (). Este proceso en su forma convencional (un espacio de datos físicos) es engorroso y causa costos (cada inversor tiene que venir a la empresa y analizar los documentos en un espacio dedicado) es un tiempo (los inversores no deben saber nada sobre el otro, para que lleguen a diferentes tiempos, "uno después del otro") y conlleva un alto riesgo de una información de la información (los empleados pueden experimentar de las transacciones y no pueden comenzar las fotos de las fotos de los documentos de alto riesgo).

Por lo tanto, las salas de datos electrónicas han reemplazado el tradicional relativamente rápido, y actualmente son el estándar para la diligencia debida (lea más sobre esto en el artículo ¿Por qué vDR en el uso del proceso debida en el uso de procesos? ). Gracias a VDR, la recopilación de información, lectura y evaluación es más efectiva que nunca. Las principales ventajas para cada participante en la transacción son la comodidad (todo el trabajo desde sus oficinas) y la transparencia del proceso. Para el vendedor, es la posibilidad de comunicarse con un grupo más grande de inversores de todo el mundo (los inversores trabajan en una sala de datos virtual al mismo tiempo, pero no conocen la existencia del otro), la seguridad de la información y el control sobre la transacción (por ejemplo, puede saber exactamente qué información sobre quién, cuándo, hasta qué punto se ha visto un documento específico).

Espacio de datos tradicional versus sala de datos virtuales

Espacio de datos tradicional:

Una habitación físicamente segura y monitoreada generalmente se comparte en las instalaciones de una empresa o sus abogados, en el que las unidades externas (consultores) comparten documentos confidenciales para analizar la condición de la empresa. El acceso al espacio de datos a menudo solo es posible para un consultor al mismo tiempo.

• Tiempo -diligencia debida que consumo
• Comodidad de bajo trabajo
• Altos costos (viajes, viajes de negocios)
• Riesgo de seguridad

sala de datos virtual:

Un sitio web al que el acceso está limitado para invitar a unidades externas (consultores) para conocer los documentos corporativos cargados allí. Dado que los documentos suelen ser confidenciales, existen restricciones sobre la posibilidad de copiar, compartir o imprimir los documentos.

• Acceso durante todo el reloj desde todos los lugares del mundo
• negociaciones paralelas
• Comunicación (preguntas y respuestas-foro)
• Eficiencia del proceso
• Seguridad de la información

Además de las transacciones de diligencia debida, en las que las ventajas de usar VDR son obvias, las empresas utilizan cada vez más los espacios de datos para implementar proyectos que no tienen una fase de diligencia debida, pero simplemente incluyen la transferencia de información confidencial a socios externos (consultores, instituciones financieras, compañías cooperantes). La mayoría de las veces, estos son proyectos de inversión, proyectos de construcción, financiamiento de proyectos, empresas conjuntas o proyectos de asesoramiento. La popularidad de las salas de datos virtuales también crece en industrias como las ciencias de la vida o la banca, donde la protección de la propiedad intelectual, las patentes y los datos personales mencionados anteriormente es de importancia crucial.

Ves cómo funciona.

¿Qué hace que la sala de datos virtual se diferencia de otros sistemas de liberación de archivos?

Definitivamente son los altos estándares de seguridad que se describen con más detalle al final de este artículo. La seguridad es el corazón del sistema de sala de datos virtuales. También hay un segundo factor que vale la pena mencionar: en contraste con otros sistemas de liberación de archivos, VDR ofrece soporte del proveedor de servicios. El soporte se ofrece durante todo el día e incluye sobre todo el soporte técnico para todos los usuarios y la atención al cliente para la gestión del sistema (por ejemplo, el proveedor de espacio de datos puede cargar archivos o administrar VDR para el cliente).

¿Cuáles son las funciones más importantes de este tipo de aplicaciones?

Una sala de datos virtual es una solución para la aprobación controlada de archivos confidenciales fuera de la empresa, no para trabajar en documentos. Es por eso que VDR es un único sistema de lectura. Esto significa que no es posible editar documentos en el VDR e incluso la opción de seleccionar y copiar texto no está permitida. Estas son las funciones más importantes de este tipo de aplicaciones. Además, el sistema permite restricciones aún más avanzadas, como bloquear la opción de guardar documentos en el disco duro, imprimirlos, bloquear la opción de captura de pantalla (pantalla de impresión) o colocar marcas de agua en los archivos que ayudan a identificar a la persona en el caso de una captura de pantalla que puede tener un mal uso.

En el caso de la sala de datos virtual proporcionada por fordata Nuestros clientes reciben protección adicional (este tiempo no contra el uso indebido de los usuarios, sino los ataques de los piratas informáticos), ya que las aplicaciones de los documentos son aplicaciones nativas que son de ForData. No se basan en la tecnología Flash en contraste con la mayoría de las soluciones VDR competidoras, que se considera extremadamente susceptible a las amenazas de TI.

vdr es seguro: ¿qué significa eso?

En términos de derechos de acceso al sistema y el cifrado de la comunicación, los VDR tienen el mismo nivel de seguridad que los servicios bancarios. Esto incluye el cifrado de comunicación con el protocolo seguro EV SSL de 256 bits, el registro con contraseña segura y códigos SMS, el cambio de contraseña regular o el registro automático después de un cierto tiempo de inactividad del usuario. Los mecanismos adicionales que se pueden encontrar en el espacio de datos, pero no en los sistemas bancarios, son la opción de limitar el número de direcciones IP a partir de las cuales los usuarios pueden iniciar sesión en VDR, o el bloqueo al mismo tiempo, el registro con la misma información de inicio de sesión.

El catálogo es mucho más extenso y podríamos hablar en detalle sobre la seguridad. En general, los VDR son los sistemas de liberación de archivos más seguros que están disponibles en el mercado. Por lo tanto, haré una pausa intencionalmente en este momento y continuaré tratando el tema en los próximos artículos. Espero haber logrado familiarizar a aquellos de ustedes que son principiantes en este tema, pero aún así tener un significado comercial con VDR. También le recomendamos que pruebe nuestro sistema y vea si es una buena solución para su empresa.