Wirtualny pokój danych: wszystko, co musisz wiedzieć

Wirtualny pokój danych: wszystko, co musisz wiedzieć

Wirtualny przemysł pokoju danych jest obecnie jednym z „gorących branż, o których należy pamiętać”, mówi Forbes. Eksperci przewidują, że rynek VDR wzrośnie w ciągu najbliższych 5 lat i osiągnie wartość 1,9 bln USD do końca 2022 r. Pokój danych został początkowo używany głównie w transakcjach M&A, ale obecnie jest szeroko stosowany przez firmy z różnych sektorów ekonomicznych. Popularność VDR rośnie, ponieważ coraz więcej firm powstrzymuje się od konwencjonalnej (papierowej) administracji biurowej, której towarzyszy rosnące zagrożenia dla naruszenia informacji. Głównym celem przestrzeni danych jest oferowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji elektronicznych udostępnianych między organizacjami.

Co to jest wirtualna sala danych?

W najprostszym znaczeniu wirtualna sala danych to elektroniczny archiwum dokumentów opartych na sieci, w którym firma może bezpiecznie przechowywać poufne dokumenty i zapewnić upoważnionym osobom dostęp do niego. W rzeczywistości to środowisko jest wyjątkowo bezpieczne i zaszyfrowane algorytmami podobnymi do tych z bankowości elektronicznej (EV SSL). Dostęp do informacji jest ograniczony i jest ściśle monitorowany przez administratora. Administrator decyduje, kto ma dostęp do informacji, które konkretne dokumenty i do jakiego stopnia (np. Czy użytkownik może zapisać lub drukować pliki itp.). Administrator zaprasza użytkowników do VDR, ale może również odmawiać lub ograniczać dostęp w dowolnym momencie. Dzięki tej funkcji ważne dokumenty biznesowe można bezpiecznie udostępniać firmom zewnętrznym i stale monitorować.

Chodzi o to, że nikt nie otrzymuje dostępu do informacji poufnych, chyba że odpowiednie uprawnienia zostaną przyznane, podczas gdy wszystko, co dzieje się w VDR, jest regularnie zgłaszane. Z drugiej strony ludzie, którzy zostali zaproszeni do pokoju danych, mogą dogodnie pracować z biur na świecie w dowolnym czasie i nocy. Ponieważ przestrzeń danych jest oferowana jako usługa (SaaS), potrzebujesz tylko jednego komputera i połączenia internetowego.

Jakie informacje są umieszczane w wirtualnej sali danych?

W pokojach danych zwykle przechowywane są dokumenty prywatne, które mają ogromne znaczenie dla właściciela. Oprócz dostarczania typowych informacji, które zawsze powinny być chronione, takie jak dane finansowe, personalne, prawne lub strategiczne, coraz więcej firm zwraca uwagę na bezpieczeństwo i ochronę informacji przed obszarami, takimi jak własność intelektualna lub patenty za pomocą VDR. Jest to w parze z potrzebą spełnienia zaktualizowanych (i ścisłych) wymogów RODO w prawie UE-ochrona danych osobowych.

Kiedy powinienem korzystać z wirtualnej pokoju danych?

Dlatego elektroniczne pokoje danych zastąpiły stosunkowo szybko, a obecnie są standardem należytej staranności (przeczytaj więcej o tym w artykule dlaczego w procesie o pełnym celu? ). Dzięki VDR zbieranie informacji, czytanie i ocena jest bardziej skuteczna niż kiedykolwiek. Die hauptvorteile für jeden teilnehmer der transaktion sind Komfort (alle arbeiten von ihren büros aus) und przezroczysty des prozeses. Dla sprzedawcy możliwość dotarcia do większej grupy inwestorów z całego świata (inwestorzy pracują jednocześnie w wirtualnej sali danych, ale nie wiedzą, że istnienie drugiego), bezpieczeństwo informacji i kontroli nad transakcją (np. Możesz dokładnie wiedzieć, o których informacji o tym, kiedy, do jakiego stopnia lub o tym, jak długo wyświetlono konkretny dokument).

Tradycyjna przestrzeń danych vs. Virtual Data Room

tradycyjna przestrzeń danych:

Pokój fizycznie zabezpieczony i monitorowany jest zwykle udostępniany w lokalu spółki lub jej prawników, w których poufne dokumenty są udostępniane przez jednostki zewnętrzne (konsultantów) w celu analizy stanu spółki. Dostęp do przestrzeni danych jest często możliwy tylko jednego konsultanta w tym samym czasie.

• czas -konsumpcja należytej staranności
• Komfort o niskiej pracy
• Wysokie koszty (podróż, podróże biznesowe)
• Ryzyko bezpieczeństwa

wirtualny pokój danych:

Witryna, do której dostęp jest ograniczony do zapraszania jednostek zewnętrznych (konsultantów) do poznania tam przesłanych dokumentów korporacyjnych. Ponieważ dokumenty są zwykle poufne, istnieją ograniczenia dotyczące możliwości kopiowania, udostępniania lub drukowania dokumentów.

• Dostęp do zegara z każdego miejsca na świecie
• Negocjacje równoległe
• Komunikacja (pytania i odpowiedzi na forum)
• Wydajność procesu
• Bezpieczeństwo informacji

Oprócz transakcji należytej staranności, w których zalety korzystania z VDR są oczywiste, przestrzenie danych są coraz częściej wykorzystywane przez firmy do wdrażania projektów, które nie mają fazy należytej staranności, ale po prostu obejmują przekazanie poufnych informacji na partnerów zewnętrznych (konsultanci, instytucje finansowe, współpracujące firmy). Przez większość czasu są to projekty inwestycyjne, projekty budowlane, finansowanie projektów, wspólne przedsięwzięcia lub projekty doradcze. Popularność wirtualnych pokoi danych rośnie również w branżach takich jak nauk przyrodniczych lub bankowości, w których ochrona własności intelektualnej, patentów i danych osobowych wymienionych powyżej ma kluczowe znaczenie.

Widzisz, jak to działa.

Co sprawia, że ​​wirtualny pokój danych odróżnia od innych systemów uwalniania plików?

To zdecydowanie wysokie standardy bezpieczeństwa, które zostały opisane bardziej szczegółowo na końcu tego artykułu. Bezpieczeństwo jest sercem wirtualnego systemu pokoju danych. Istnieje również drugi czynnik, o którym warto wspomnieć - w przeciwieństwie do innych systemów uwalniania plików, VDR oferuje wsparcie od usługodawcy. Obsługa jest oferowana przez całą dobę i zawiera przede wszystkim wsparcie techniczne dla wszystkich użytkowników i obsługę klienta dla zarządzania systemem (np. Dostawca przestrzeni danych może przesyłać pliki lub zarządzać VDR dla klienta).

Jakie są najważniejsze funkcje tego rodzaju aplikacji?

Wirtualny pokój danych jest rozwiązaniem dla kontrolowanej zatwierdzenia poufnych plików poza firmą, a nie do pracy nad dokumentami. Dlatego VDR jest jedynym systemem czytania. Oznacza to, że nie można edytować dokumentów w VDR, a nawet opcja wyboru i kopiowania tekstu jest niedozwolona. Są to najważniejsze funkcje tego rodzaju aplikacji. Ponadto system umożliwia jeszcze bardziej zaawansowane ograniczenia, takie jak blokowanie opcji zapisywania dokumentów na dysku twardym, drukowaniu ich, blokowania opcji zrzutu ekranu (ekran drukowania) lub umieszczenie znaków wodnych na plikach, które pomagają zidentyfikować osobę w przypadku zrzutów ekranu, które mogą się nadużyć.

W przypadku wirtualnej sali danych dostarczonej przez fordata Nasi klienci otrzymują dodatkową ochronę (tym razem nie przed niewłaściwym użyciem przez użytkowników, ale przed atakami hakerów), ponieważ zastosowanie dokumentów są natywnymi aplikacjami natywnymi. Nie są one oparte na kontraście technologii flash z większością konkurencyjnych rozwiązań VDR-które są uważane za niezwykle podatne na zagrożenia IT.

vdr jest pewien - co to oznacza?

Jeśli chodzi o prawa dostępu do systemu i szyfrowania komunikacji, VDR mają taki sam poziom bezpieczeństwa jak usługi bankowe. Obejmuje to szyfrowanie komunikacji z bezpiecznym protokołem EV SSL 256-bitowym, rejestracja z silnymi hasłami i kodami SMS, zwykłą zmianę hasła lub automatyczne rejestrowanie po określonym czasie bezczynności użytkownika. Dodatkowe mechanizmy, które można znaleźć w przestrzeni danych, ale nie w systemach bankowych, to opcja ograniczenia liczby adresów IP, z których użytkownicy mogą zalogować się do VDR, lub blokowanie w tym samym czasie rejestracja z tymi samymi informacjami logowania.

Katalog jest znacznie szerszy i moglibyśmy szczegółowo mówić o bezpieczeństwie. Podsumowując, VDR to najbezpieczniejsze systemy zwolnienia plików, które są dostępne na rynku. Dlatego w tym momencie celowo zatrzymam się i nadal traktuję ten temat w następnych artykułach. Mam nadzieję, że udało mi się zapoznać tych z was, którzy są początkującymi na ten temat, ale nadal mają znaczenie biznesowe z VDR. Zachęcamy również do przetestowania naszego systemu i sprawdzenia, czy jest to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy.