Virtual Data Room: Alt du trenger å vite

Den virtuelle dataromsindustrien er for tiden en av de "varme næringene som bør huskes", sier Forbes -rapporter. Eksperter spår at VDR -markedet vil vokse i løpet av de neste 5 årene og vil oppnå en verdi på 1,9 billioner dollar innen utgangen av 2022.

Datarom ble opprinnelig brukt hovedsakelig i M & A -transaksjoner, men brukes nå mye av selskaper fra forskjellige økonomiske sektorer. Populariteten til VDR vokser fordi flere og flere selskaper avstår fra konvensjonell (papir) kontoradministrasjon, som er ledsaget av å øke trusler mot et brudd på informasjon. Hovedformålet med datarommet er å tilby det høyeste sikkerhetsnivået for elektronisk informasjon som deles mellom organisasjoner.

Hva er et virtuelt datarom?

I en enkleste forstand er et virtuelt datarom et nettbasert elektronisk dokumentarkiv der et selskap trygt kan holde konfidensielle dokumenter og gi autoriserte mennesker tilgang til det. Faktisk er dette miljøet ekstremt trygt og kryptert med algoritmer som ligner de i elektronisk bank (EV SSL). Tilgangen til informasjon er begrenset og overvåkes strengt av en administrator. Administratoren bestemmer hvem som har tilgang til informasjon om hvilke spesifikke dokumenter og i hvilken grad (f.eks. Hvorvidt en bruker kan lagre eller skrive ut filer osv.). Administratoren inviterer brukere til VDR, men kan også nekte eller begrense tilgangen når som helst. Takket være denne funksjonen kan viktige forretningsdokumenter trygt deles med eksterne selskaper og kontinuerlig overvåkes.

Ideen er at ingen mottar tilgang til konfidensiell informasjon, med mindre de tilsvarende tillatelsene er gitt, mens alt som skjer i VDR rapporteres regelmessig. På den annen side kan folk som har blitt invitert til datarommet enkelt arbeide fra kontorene sine hvor som helst i verden når som helst. Siden datarommet tilbys som en tjeneste (SaaS), trenger du bare en datamaskin og en internettforbindelse for å bruke den.

Hva slags informasjon er plassert i et virtuelt datarom?

I datarom lagres private dokumenter vanligvis, noe som er av stor betydning for eieren. I tillegg til levering av typisk informasjon som alltid bør beskyttes, for eksempel økonomisk, personell, juridiske eller strategiske data, er flere og flere selskaper oppmerksom på sikkerhet og beskytter informasjon fra områder som intellektuell eiendom eller patenter som bruker VDR. Dette går hånd i hånd med behovet for å oppfylle de oppdaterte (og strenge) GDPR-kravene i EU-loven-beskyttelsen av personopplysninger.

Når skal jeg bruke et virtuelt datarom?

Datarom brukes ofte til å fullføre markedstransaksjoner, inkludert fusjoner og overtakelser. Den essensielle delen av hver transaksjon er å gi investorer og deres rådgivere tilgang til dataene fra selskapet, slik at de kan evaluere lønnsomheten og risikoen forbundet med investeringen (). Denne prosessen i sin konvensjonelle form (et fysisk datarom) er tungvint og forårsaker kostnader (hver investor må komme til selskapet og analysere dokumentene i et dedikert rom) er tid -konsumerende (investorer må ikke vite noe om hverandre, slik at de kommer til forskjellige tider, "etter det andre") og bærer en høy risiko for et informasjonsovertredelse (de ansatte kan være med å få en informasjon om det.

Derfor har elektroniske datarom erstattet tradisjonelt relativt raskt, og for tiden er de standarden for due diligence (les mer om dette i artikkelen hvorfor VDR i den på grunn = "_ blank" rel = " Takket være VDR er det mer effektivt å samle informasjon, lesing og evaluering enn noen gang. De viktigste fordelene for hver deltaker i transaksjonen er komfort (alt arbeid fra kontorene dine) og gjennomsiktigheten i prosessen. For selgeren er det muligheten å nå en større gruppe investorer fra hele verden (investorer jobber i et virtuelt datarom på samme tid, men vet ikke eksistensen av den andre), sikkerheten til informasjonen og kontrollen over transaksjonen (f.eks. Du kan vite nøyaktig hvilken informasjon om hvem, når, i hvilken grad eller hvor lenge et spesifikt dokument har blitt sett på).

Når det gjelder det virtuelle datarommet levert av fordata Kundene våre mottar ytterligere beskyttelse (denne gangen ikke mot misbruk av brukerne, men mot hacker -angrep). De er ikke basert på flash-teknologi i kontrast til de fleste konkurrerende VDR-løsninger-som anses å være ekstremt utsatt for IT-trusler.

VDR er sikkert - hva betyr det?

Når det gjelder tilgangsrettigheter til systemet og kryptering av kommunikasjon, har VDR -er samme sikkerhetsnivå som banktjenester. Dette inkluderer kommunikasjonskryptering med Secure EV SSL 256-bit protokoll, registrering med sterke passord- og SMS-koder, den vanlige passordendringen eller automatisk logging etter en viss tid for brukerens inaktivitet. Ytterligere mekanismer som finnes i datarommet, men ikke i banksystemer, er muligheten til å begrense antall IP -adresser som brukere kan logge seg på VDR, eller blokkeringen samtidig med samme påloggingsinformasjon.

Katalogen er mye mer omfattende, og vi kan snakke i detalj om sikkerhet. Alt i alt er VDR -er de tryggeste filutgivelsessystemene som er tilgjengelige på markedet. Derfor vil jeg med vilje pause på dette tidspunktet og fortsette å behandle emnet i de neste artiklene. Jeg håper at jeg har lyktes med å gjøre deg kjent med dere som er nybegynnere om dette emnet, men som fortsatt har en forretningsmessig betydning med VDR. Vi oppfordrer deg også til å teste systemet vårt og se om det er en god løsning for selskapet ditt.