Virtuele gegevenskamer: alles wat u moet weten

De virtuele dataroomindustrie is momenteel een van de "hete industrieën die in gedachten moeten houden", zegt Forbes -meldingen. Experts voorspellen dat de VDR -markt de komende 5 jaar zal groeien en tegen het einde van 2022 een waarde van $ 1,9 biljoen zal bereiken.

Dataroom werd aanvankelijk voornamelijk gebruikt in fusies en overnames, maar worden nu veel gebruikt door bedrijven uit verschillende economische sectoren. De populariteit van VDR groeit omdat steeds meer bedrijven afzien van de conventionele (papieren) kantooradministratie, die gepaard gaat met het vergroten van de bedreigingen voor een overtreding van informatie. Het belangrijkste doel van de gegevensruimte is om het hoogste niveau van beveiliging te bieden voor elektronische informatie die wordt gedeeld tussen organisaties.

Wat is een virtuele dataroom?

In de eenvoudigste zin is een virtuele dataroom een ​​op web gebaseerd elektronisch documentarchief waarin een bedrijf veilig vertrouwelijke documenten kan behouden en er geautoriseerde mensen toegang toe kan geven. In feite is deze omgeving uiterst veilig en gecodeerd met algoritmen die vergelijkbaar zijn met die in elektronisch bankieren (EV SSL). Toegang tot informatie is beperkt en wordt strikt gecontroleerd door een beheerder. De beheerder beslist wie toegang heeft tot informatie over welke specifieke documenten en in welke mate (bijvoorbeeld of een gebruiker bestanden kan opslaan of afdrukken, enz.). De beheerder nodigt gebruikers uit voor de VDR, maar kan ook op elk gewenst moment de toegang weigeren of beperken. Dankzij deze functie kunnen belangrijke zakelijke documenten veilig worden gedeeld met externe bedrijven en constant worden gecontroleerd.

Het idee is dat niemand toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie, tenzij de bijbehorende machtigingen worden verleend, terwijl alles wat in de VDR gebeurt regelmatig wordt gerapporteerd. Aan de andere kant kunnen mensen die zijn uitgenodigd in de dataroom gemakkelijk werken vanuit hun kantoren op elk moment en nacht overal ter wereld. Omdat de gegevensruimte wordt aangeboden als een service (SaaS), heeft u slechts één computer en een internetverbinding nodig om deze te gebruiken.

Wat voor soort informatie wordt in een virtuele dataroom geplaatst?

In datarooms worden privédocumenten meestal opgeslagen, die van groot belang zijn voor de eigenaar. Naast het verstrekken van typische informatie die altijd moet worden beschermd, zoals financieel, personeel, juridische of strategische gegevens, besteden steeds meer bedrijven aandacht aan veiligheid en het beschermen van informatie tegen gebieden zoals intellectueel eigendom of patenten met behulp van VDR. Dit gaat hand in hand met de noodzaak om te voldoen aan de bijgewerkte (en strikte) GDPR-vereisten in de EU-wetgeving-de bescherming van persoonlijke gegevens.

Wanneer moet ik een virtuele gegevenskamer gebruiken?

Datarooms worden meestal gebruikt om markttransacties te voltooien, waaronder fusies en overnames. Het essentiële onderdeel van elke transactie is om beleggers en hun adviseurs toegang te geven tot de gegevens van het bedrijf, zodat zij de winstgevendheid en het risico van de investering kunnen evalueren (). Dit proces in zijn conventionele vorm (een fysieke gegevensruimte) is omslachtig en veroorzaakt kosten (elke investeerder moet naar het bedrijf komen en de documenten in een speciale ruimte analyseren) is tijd -consumeren (beleggers mogen niets weten over elkaar, zodat ze op verschillende tijdstippen aankomen, "de ene na de andere") en kan een hoog risico van een informatieverschrijving (werknemers zijn van de transactie te maken of te nemen met de documenten of kan het maken van de documenten of het nemen van de documenten van de documenten.

Daarom zijn elektronische dataruimtes traditioneel relatief snel vervangen, en momenteel zijn ze de standaard voor de due diligence (lees hierover in het artikel waarom vdr in de due diligence-proces gebruik? ). Dankzij VDR is het verzamelen van informatie en evaluatie effectiever dan ooit. De belangrijkste voordelen voor elke deelnemer aan de transactie zijn comfort (alle werk van uw kantoren) en transparantie van het proces. Voor de verkoper is het de mogelijkheid om een ​​grotere groep investeerders van over de hele wereld te bereiken (investeerders werken tegelijkertijd in een virtuele dataruimte, maar weet niet het bestaan ​​van de ander), de veiligheid van de informatie en controle over de transactie (u kunt bijvoorbeeld precies weten welke informatie over wie, wanneer, in welke mate of hoe lang een specifiek document is bekeken).

Traditionele gegevensruimte versus virtuele dataroom

Traditionele gegevensruimte:

Een fysiek beveiligde en gecontroleerde ruimte wordt meestal gedeeld in het terrein van een bedrijf of zijn advocaten, waarin vertrouwelijke documenten worden gedeeld door externe eenheden (consultants) om de toestand van het bedrijf te analyseren. Toegang tot de gegevensruimte is vaak slechts tegelijkertijd mogelijk voor één consultant.

• Tijd -consumerende due diligence
• Laag werkcomfort
• Hoge kosten (reizen, zakenreizen)
• Beveiligingsrisico

Virtuele gegevenskamer:

Een website waartoe toegang is beperkt om externe eenheden (consultants) uit te nodigen om de daar geüploade van de bedrijfsdocumenten te leren kennen. Aangezien de documenten meestal vertrouwelijk zijn, zijn er beperkingen op de mogelijkheid om de documenten te kopiëren, delen of af te drukken.

• Rond de kloktoegang van elke plaats in de wereld
• Parallelle onderhandelingen
• Communicatie (vragen en antwoorden-forum)
• Procesefficiëntie
• Informatiebeveiliging

Naast de due diligence -transacties, waarin de voordelen van het gebruik van VDR duidelijk zijn, worden gegevensruimtes in toenemende mate gebruikt door bedrijven om projecten te implementeren die geen due diligence -fase hebben, maar simpelweg de overdracht van gevoelige informatie aan externe partners opnemen (consultants, financiële instellingen, samenwerkende bedrijven). Meestal zijn dit beleggingsprojecten, bouwprojecten, projectfinanciering, joint ventures of adviesprojecten. De populariteit van virtuele datarooms groeit ook in industrieën zoals Life Sciences of Banking, waar de bescherming van intellectueel eigendom, patenten en de hierboven genoemde persoonlijke gegevens van cruciaal belang is.

je ziet hoe het werkt.

Wat maakt Virtual Data Room onderscheidt van andere systemen voor het release van bestand?

Ze zijn absoluut de hoogbeveiligingsnormen die aan het einde van dit artikel in meer detail worden beschreven. Beveiliging is het hart van het virtuele dataroomsysteem. Er is ook een tweede factor die het vermelden waard is - in tegenstelling tot andere systemen voor het release van bestanden, biedt VDR ondersteuning van de serviceprovider. Rond de klok wordt ondersteuning aangeboden en omvat boven alle technische ondersteuning voor alle gebruikers en klantenondersteuning voor systeembeheer (bijvoorbeeld de gegevensruimteprovider kan bestanden uploaden of VDR beheren voor de klant).

Wat zijn de belangrijkste functies van dit type toepassingen?

Een virtuele dataruimte is een oplossing voor de gecontroleerde goedkeuring van vertrouwelijke bestanden buiten het bedrijf, niet voor het werken aan documenten. Daarom is VDR een alleen leessysteem. Dit betekent dat het niet mogelijk is om documenten in de VDR te bewerken en zelfs de optie om tekst te selecteren en te kopiëren is niet toegestaan. Dit zijn de belangrijkste functies van dit type toepassingen. Bovendien maakt het systeem nog meer geavanceerde beperkingen mogelijk, zoals het blokkeren van de optie om documenten op de harde schijf op te slaan, af te drukken, de screenshotoptie (printscherm) te blokkeren of watermerks te plaatsen op de bestanden die helpen de persoon te identificeren in het geval van een screenshots die mogelijk misbruiken.

In het geval van de virtuele gegevenskamer verstrekt door Fordata Onze klanten ontvangen extra bescherming (deze keer niet tegen misbruik door de gebruikers, maar tegen hackeraanvallen), aangezien de toepassing van documenten zijn die zijn van de toepassingen die zijn ontstaan. Ze zijn niet gebaseerd op flash-technologie in contrast met de meeste concurrerende VDR-oplossingen-die als uiterst gevoelig worden beschouwd voor IT-bedreigingen.

VDR is zeker - wat betekent dat?

In termen van toegangsrechten tot het systeem en de codering van communicatie hebben VDR's hetzelfde veiligheidsniveau als bankdiensten. Dit omvat communicatie-codering met het beveiligde EV SSL 256-bit protocol, registratie met sterk wachtwoord- en sms-codes, de reguliere wachtwoordwijziging of de automatische logboekregistratie na een bepaalde tijd van de inactiviteit van de gebruiker. Extra mechanismen die te vinden zijn in de gegevensruimte, maar niet in banksystemen, zijn de optie om het aantal IP -adressen te beperken waaruit gebruikers kunnen inloggen op VDR, of de blokkering tegelijkertijd registratie met dezelfde inloggegevens.

De catalogus is veel uitgebreider en we kunnen in detail praten over beveiliging. Al met al zijn VDR's de veiligste systemen voor het release van bestand die op de markt beschikbaar zijn. Daarom zal ik op dit moment opzettelijk pauzeren en het onderwerp in de volgende artikelen blijven behandelen. Ik hoop dat ik erin heb geslaagd om diegenen onder u die beginners over dit onderwerp zijn, vertrouwd te maken, maar nog steeds een zakelijke betekenis hebben met VDR. We moedigen u ook aan om ons systeem te testen en te kijken of het een goede oplossing is voor uw bedrijf.