Salle de données virtuelle: tout ce que vous devez savoir

L'industrie des salles de données virtuelles est actuellement l'une des "industries chaudes qui devraient être gardées à l'esprit", a déclaré Forbes. Les experts prédisent que le marché VDR se développera au cours des 5 prochaines années et atteindra une valeur de 1,9 billion de dollars d'ici la fin de 2022.

La salle de données a été initialement utilisée principalement dans les transactions de fusions et acquisitions, mais sont désormais largement utilisées par des entreprises de divers secteurs économiques. La popularité du VDR augmente parce que de plus en plus d'entreprises s'abstiennent de l'administration du bureau conventionnel (papier), qui s'accompagne d'une menace croissante pour une violation de l'information. L'objectif principal de l'espace de données est d'offrir le plus haut niveau de sécurité pour les informations électroniques partagées entre les organisations.

Qu'est-ce qu'une salle de données virtuelle?

Dans le sens le plus simple, une salle de données virtuelle est une archive de documents électroniques basée sur le Web dans laquelle une entreprise peut garder en toute sécurité des documents confidentiels et donner aux personnes autorisées l'accès. En fait, cet environnement est extrêmement sûr et chiffré par des algorithmes similaires à ceux de la banque électronique (EV SSL). L'accès à l'information est limité et est strictement surveillé par un administrateur. L'administrateur décide qui a accès à des informations sur les documents spécifiques et dans quelle mesure (par exemple, si un utilisateur peut enregistrer ou imprimer des fichiers, etc.). L'administrateur invite les utilisateurs au VDR, mais peut également refuser ou restreindre l'accès à tout moment. Grâce à cette fonction, des documents commerciaux importants peuvent être partagés en toute sécurité avec des entreprises externes et constamment surveillés.

L'idée est que personne ne reçoit accès à des informations confidentielles, à moins que les autorisations correspondantes ne soient accordées, tandis que tout ce qui se passe dans le VDR est signalé régulièrement. D'un autre côté, les personnes qui ont été invitées dans la salle de données peuvent facilement travailler à partir de leurs bureaux dans le monde à tout moment et nuit. Étant donné que l'espace de données est proposé en tant que service (SaaS), vous n'avez besoin que d'un seul ordinateur et d'une connexion Internet pour l'utiliser.

quels types d'informations sont placés dans une salle de données virtuelle?

Dans les salles de données, les documents privés sont généralement stockés, qui sont d'une grande importance pour le propriétaire. En plus de la fourniture d'informations typiques qui devraient toujours être protégées, telles que les données financières, du personnel, juridiques ou stratégiques, de plus en plus d'entreprises prêtent attention à la sécurité et protégeaient les informations des domaines tels que la propriété intellectuelle ou les brevets utilisant VDR. Cela va de pair avec la nécessité de répondre aux exigences du RGPD mise à jour (et strictes) dans la loi de l'UE - la protection des données personnelles.

Quand dois-je utiliser une salle de données virtuelle?

Les salles de données sont le plus souvent utilisées pour effectuer des transactions de marché, y compris les fusions et les prises de contrôle. La partie essentielle de chaque transaction consiste à fournir aux investisseurs et à leurs conseillers l'accès aux données de l'entreprise afin qu'ils puissent évaluer la rentabilité et le risque associés à l'investissement (). Ce processus dans sa forme conventionnelle (un espace de données physiques) est lourd et provoque des coûts (chaque investisseur doit venir dans l'entreprise et analyser les documents dans un espace dédié) est en temps de temps (les investisseurs ne doivent rien connaître les uns sur les autres, afin qu'ils arrivent à différents moments, "l'une après l'autre") et comporte un risque élevé de violences d'informations (les employés peuvent être ressentis à partir de la transaction et ne peuvent pas commencer;

Par conséquent, les salles de données électroniques ont remplacé relativement rapidement traditionnel, et actuellement elles sont la norme pour la diligence raisonnable (en savoir plus à ce sujet dans l'article pourquoi le VDR dans l'utilisation du processus de digence dû? ). Grâce à VDR, la collecte d'informations, la lecture et l'évaluation est plus efficace que jamais. Les principaux avantages pour chaque participant à la transaction sont le confort (tous le travail de vos bureaux) et la transparence du processus. Pour le vendeur, il est de la possibilité d'atteindre un plus grand groupe d'investisseurs du monde entier (les investisseurs travaillent dans une salle de données virtuelle en même temps, mais ne connaissez pas l'existence de l'autre), la sécurité des informations et le contrôle de la transaction (par exemple, vous pouvez savoir quelles informations sur qui, quand, dans quelle mesure ou quelle durée d'un document spécifique a été visionnée).

Espace de données traditionnel par rapport à la salle de données virtuelle

Espace de données traditionnel:

Une salle physiquement sécurisée et surveillée est généralement partagée dans les locaux d'une entreprise ou de ses avocats, dans lesquels des documents confidentiels sont partagés par des unités externes (consultants) pour analyser l'état de l'entreprise. L'accès à l'espace de données n'est souvent possible qu'à un seul consultant en même temps.

• Dumigence raisonnable à l'égard du temps
• Low Work Comfort
• Coûts élevés (voyages, voyages d'affaires)
• Risque de sécurité

Salle de données virtuelles:

Un site Web sur lequel l'accès est limité pour inviter des unités externes (consultants) pour connaître les documents d'entreprise qui y sont téléchargés. Étant donné que les documents sont généralement confidentiels, il y a des restrictions sur la possibilité de copier, de partager ou d'imprimer les documents.

• Autant l'accès à tous les endroits du monde
• Négociations parallèles
• Communication (Questions et réponses-forum)
• Efficacité du processus
• Sécurité de l'information

En plus des transactions de diligence raisonnable, dans lesquelles les avantages de l'utilisation du VDR sont évidents, les espaces de données sont de plus en plus utilisés par les entreprises pour mettre en œuvre des projets qui n'ont pas de phase de diligence raisonnable, mais incluent simplement le transfert d'informations sensibles à des partenaires externes (consultants, institutions financières, sociétés de coopération). La plupart du temps, ce sont des projets d'investissement, des projets de construction, un financement de projets, des coentreprises ou des projets de conseil. La popularité des salles de données virtuelles se développe également dans des industries telles que les sciences de la vie ou les banques, où la protection de la propriété intellectuelle, les brevets et les données personnelles mentionnées ci-dessus est d'une importance cruciale.

Vous voyez comment cela fonctionne.

Qu'est-ce qui fait que la salle de données virtuelle se différencie des autres systèmes de libération de fichiers?

Ce sont certainement les normes de haute sécurité qui sont décrites plus en détail à la fin de cet article. La sécurité est le cœur du système de salle de données virtuel. Il existe également un deuxième facteur qui mérite d'être mentionné - contrairement aux autres systèmes de libération de fichiers, VDR offre le support du fournisseur de services. Le support est offert 24 heures sur 24 et comprend au-dessus de tout le support technique pour tous les utilisateurs et le support client pour la gestion du système (par exemple, le fournisseur d'espace de données peut télécharger des fichiers ou gérer le VDR pour le client).

Quelles sont les fonctions les plus importantes de ce type d'applications?

Une salle de données virtuelle est une solution pour l'approbation contrôlée des fichiers confidentiels en dehors de l'entreprise, pas pour travailler sur des documents. C'est pourquoi VDR est un seul système de lecture. Cela signifie qu'il n'est pas possible de modifier des documents dans le VDR et même l'option de sélection et de copie du texte n'est pas autorisée. Ce sont les fonctions les plus importantes de ce type d'applications. En outre, le système permet des restrictions encore plus avancées, telles que le blocage de l'option pour enregistrer des documents sur le disque dur, les imprimer, bloquer l'option de capture d'écran (écran d'impression) ou pour placer des filigranes sur les fichiers qui aident à identifier la personne dans le cas des capuchons d'écran qui peuvent avoir une mauvaise utilisation.

Dans le cas de la salle de données virtuelle fournie par Fordata Nos clients reçoivent une protection supplémentaire (cette fois, pas contre les utilisateurs par les utilisateurs, mais contre les attaques de pirate), car les applications de documents ne sont pas des applications natives de Fordata, mais contre des attaques de pirate. Ils ne sont pas basés sur la technologie Flash contrairement à la plupart des solutions VDR concurrentes - qui est considérée comme extrêmement sensible aux menaces informatiques.

VDR est certain - qu'est-ce que cela signifie?

En termes de droits d'accès au système et du chiffrement de la communication, les VDR ont le même niveau de sécurité que les services bancaires. Cela comprend le chiffrement de la communication avec le protocole Secure EV SSL 256 bits, l'enregistrement avec des codes de mot de passe et de SMS solides, le changement de mot de passe régulier ou la journalisation automatique après un certain temps d'inactivité de l'utilisateur. Des mécanismes supplémentaires qui peuvent être trouvés dans l'espace de données, mais pas dans les systèmes bancaires, sont la possibilité de limiter le nombre d'adresses IP à partir desquels les utilisateurs peuvent se connecter à VDR, ou le blocage en même temps d'enregistrement avec les mêmes informations de connexion.

Le catalogue est beaucoup plus étendu et nous pourrions parler en détail de la sécurité. Dans l'ensemble, les VDR sont les systèmes de libération de fichiers les plus sûrs disponibles sur le marché. Par conséquent, je m'arrêterai intentionnellement à ce stade et continuerai à traiter le sujet dans les prochains articles. J'espère que j'ai réussi à familiariser ceux d'entre vous qui sont débutants sur ce sujet, mais qui ont toujours une signification commerciale avec le VDR. Nous vous encourageons également à tester notre système et à voir s'il s'agit d'une bonne solution pour votre entreprise.