Virtuaalitietohuone: Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Virtuaalitietohuoneen teollisuus on tällä hetkellä yksi "kuumista teollisuudesta, jotka tulisi pitää mielessä", Forbes raportoi. Asiantuntijat ennustavat, että VDR -markkinat kasvavat seuraavan viiden vuoden aikana ja saavuttavat arvon 1,9 biljoonaa dollaria vuoden 2022 loppuun mennessä.

tietohuonetta käytettiin alun perin pääasiassa yritysjärjestelyissä, mutta niitä käytetään nyt laajasti eri talousalalla olevilla yrityksillä. VDR: n suosio kasvaa, koska yhä useammat yritykset pidättävät tavanomaisesta (paperi) toimistohallinnosta, johon liittyy tiedon rikkomisen uhkia. Tietotilan päätarkoitus on tarjota korkein tietoturva sähköiselle tiedoille, jotka jaetaan organisaatioiden kesken.

Mikä on virtuaalinen tietohuone?

Yksinkertaisimmassa merkityksessä virtuaalinen tietohuone on verkkopohjainen sähköinen asiakirja -arkisto, jossa yritys voi turvallisesti pitää luottamukselliset asiakirjat ja antaa valtuutetuille ihmisille pääsyn siihen. Itse asiassa tämä ympäristö on erittäin turvallinen ja salattu algoritmeilla, jotka ovat samanlaisia ​​kuin elektronisessa pankkitoiminnassa (EV SSL). Tietojen saatavuus on rajoitettua, ja järjestelmänvalvoja valvoo sitä ehdottomasti. Järjestelmänvalvoja päättää, kenellä on pääsy tietoihin siitä, mitkä tietyt asiakirjat ja missä määrin (esim. Voiko käyttäjä tallentaa tai tulostaa tiedostoja jne.). Järjestelmänvalvoja kutsuu käyttäjiä VDR: ään, mutta voi myös kieltäytyä tai rajoittaa pääsyä milloin tahansa. Tämän toiminnon ansiosta tärkeitä yritysasiakirjoja voidaan turvallisesti jakaa ulkoisten yritysten kanssa ja seurata jatkuvasti.

Ajatuksena on, että kukaan ei saa pääsyä luottamuksellisiin tietoihin, ellei vastaavia käyttöoikeuksia myönnetä, kun taas kaikki, mitä VDR: ssä tapahtuu, ilmoitetaan säännöllisesti. Toisaalta ihmiset, jotka on kutsuttu tietohuoneeseen, voivat työskennellä kätevästi toimistoistaan ​​missä tahansa maailmassa milloin tahansa ja yöllä. Koska tietotilaa tarjotaan palveluna (SaaS), tarvitset vain yhden tietokoneen ja Internet -yhteyden sen käyttämiseen.

Millaista tietoa on sijoitettu virtuaaliseen tietohuoneeseen?

Tietotiloissa tallennetaan yleensä yksityisiä asiakirjoja, jotka ovat erittäin tärkeitä omistajalle. Tyypillisen tiedon toimittamisen lisäksi, jotka on aina suojattava, kuten taloudellinen, henkilöstö, lailliset tai strategiset tiedot, yhä useammat yritykset kiinnittävät huomiota turvallisuuteen ja suojaavat tietoa sellaisilta alueilla, kuten immateriaalioikeudet tai patentit VDR: n avulla. Tämä kulkee käsi kädessä tarpeen täyttää päivitetyt (ja tiukka) GDPR-vaatimukset EU: n laissa-henkilötietojen suojaaminen.

Milloin minun pitäisi käyttää virtuaalista tietohuonetta?

tietohuoneet käytetään useimmiten markkinatapahtumien, mukaan lukien sulautumiset ja yritysostot, toteuttamiseen. Kunkin tapahtuman olennainen osa on tarjota sijoittajille ja heidän neuvonantajille pääsyn yrityksen tietoihin, jotta he voivat arvioida sijoitukseen liittyvää kannattavuutta ja riskiä (). Tämä prosessi tavanomaisessa muodossaan (fyysinen datatila) on hankala ja aiheuttaa kustannuksia (jokaisen sijoittajan on tultava yritykseen ja analysoitava asiakirjat erillisessä tilassa) on aikaa -vievä (sijoittajat eivät saa tietää mitään toisistaan, jotta ne saapuvat eri aikoina "yksi toistensa jälkeen") ja ottaa korkean riskin tietojen rikkomuksen (työntekijöiden kanssa).

Siksi elektroniset tietotilat ovat korvanneet perinteisen suhteellisen nopeasti, ja tällä hetkellä ne ovat due diligence -yhtiön standardi (lue lisää tästä artikkelissa Miksi vdr dukedice-prosessin käytössä? ). VDR: n ansiosta tiedon kerääminen, lukeminen ja arviointi on tehokkaampaa kuin koskaan. Kaupan jokaiselle osallistujalle tärkeimmät edut ovat mukavuus (kaikki toimistosi työt) ja prosessin avoimuus. Myyjälle on mahdollisuus tavoittaa suurempi sijoittajaryhmä kaikkialta maailmasta (sijoittajat työskentelevät virtuaalisessa tietohuoneessa samanaikaisesti, mutta eivät tiedä toisen olemassaoloa), tiedon turvallisuus ja tapahtuman hallinta (esim. Voit tietää tarkalleen, mistä, milloin, milloin, missä määrin tai kuinka kauan tietty asiakirja on tarkasteltu).

Perinteinen datatila vs. virtuaalinen datahuone

perinteinen datatila:

Fyysisesti turvattu ja tarkkailtu huone jaetaan yleensä yrityksen tai sen lakimiesten tiloissa, joissa ulkoiset yksiköt (konsultit) jakavat luottamukselliset asiakirjat yrityksen ehdon analysoimiseksi. Pääsy tietotilaan on usein mahdollista vain yhdelle konsulttille samanaikaisesti.

• Aika -kuluttava due diligence
• Matala työn mukavuus
• Korkeat kustannukset (matka, yritysmatkat)
• Turvallisuusriski

virtuaalinen tietohuone:

Verkkosivusto, johon pääsy on rajoitettu, kutsumaan ulkoisia yksiköitä (konsultteja) tutustuaksesi sinne ladattuihin yritysasiakirjoihin. Koska asiakirjat ovat yleensä luottamuksellisia, asiakirjojen kopiointi, jakaminen tai tulostaminen on rajoituksia.

• Kellon ympärillä pääsy jokaisesta paikasta maailmassa
• Rinnakkaiset neuvottelut
• Viestintä (kysymykset ja vastaukset-forum)
• Prosessien tehokkuus
• Tietoturva

Niiden due diligence -tapahtumien lisäksi, joissa VDR: n käytön edut ovat ilmeisiä, yritykset käyttävät yhä enemmän tietotiloja hankkeiden toteuttamiseen, joilla ei ole due diligence -vaihetta, mutta sisältävät vain arkaluontoisten tietojen siirtämisen ulkopuolisille kumppaneille (konsultit, rahoituslaitokset, yhteistyössä toimivat yritykset). Suurimman osan ajasta nämä ovat sijoitushankkeet, rakennushankkeet, projektirahoitus, yhteisyritykset tai neuvoa -antava projekti. Virtuaalisten tietohuoneiden suosio kasvaa myös teollisuudenaloilla, kuten biotieteillä tai pankkitoiminnassa, jossa immateriaalioikeuksien, patenttien ja yllä mainittujen henkilötietojen suojaaminen on ratkaisevan tärkeää.

näet miten se toimii.

Mikä tekee virtuaalitietotilasta erottelemaan muista tiedostojen julkaisujärjestelmistä?

Ne ovat ehdottomasti korkean turvallisuusstandardeja, jotka on kuvattu yksityiskohtaisemmin tämän artikkelin lopussa. Turvallisuus on virtuaalisen tietohuonejärjestelmän ydin. On myös toinen mainitsemisen arvoinen tekijä - toisin kuin muut tiedostojen julkaisujärjestelmät, VDR tarjoaa palveluntarjoajan tukea. Tukea tarjotaan ympäri kelloa, ja se sisältää ennen kaikkea teknistä tukea kaikille käyttäjille ja järjestelmänhallinnan asiakastuki (esim. Tietotilan tarjoaja voi lähettää tiedostoja tai hallita VDR: tä asiakkaalle).

mitkä ovat tämän tyyppisten sovellusten tärkeimmät toiminnot?

Virtuaalitietohuone on ratkaisu luottamuksellisten tiedostojen hallittuun hyväksymiseen yrityksen ulkopuolella, ei asiakirjojen työskentelyyn. Siksi VDR on ainoa lukujärjestelmä. Tämä tarkoittaa, että VDR: ssä ei ole mahdollista muokata asiakirjoja ja edes tekstiä ja kopiointia koskevaa vaihtoehtoa ei ole sallittua. Nämä ovat tämän tyyppisten sovellusten tärkeimmät toiminnot. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa vielä edistyneempien rajoitusten, kuten estämällä vaihtoehdon kiintolevyn asiakirjojen tallentamiseksi, tulostaminen, estämään kuvakaappausvaihtoehto (tulostusnäyttö) tai sijoittaa vesileimat tiedostoihin, jotka auttavat tunnistamaan henkilön väärinkäyttöä koskevassa kuvakaappauksessa.

fordata Asiakkaamme saavat virtuaaliset datahuoneet Asiakkaamme saavat lisäsuojaa (tällä kertaa käyttäjien väärinkäyttöä vastaan, vaan hakkerihyökkäyksiä vastaan), koska asiakirjojen soveltaminen, jotka ovat Fordatan luomia. Ne eivät perustu flash-tekniikkaan vastakohtana useimpiin kilpaileviin VDR-ratkaisuihin-sitä pidetään erittäin alttiina IT-uhkiin.

vdr on varma - mitä se tarkoittaa?

Järjestelmän käyttöoikeuksien ja viestinnän salauksen suhteen VDR: llä on sama turvallisuustaso kuin pankkipalveluilla. Tähän sisältyy viestintäsalaus turvallisen EV SSL 256-bittisen protokollan kanssa, rekisteröinnin vahvoilla salasana- ja tekstiviesikoodeilla, säännöllinen salasananvaihto tai automaattinen kirjaaminen tietyn käyttäjän passiivisuuden jälkeen. Lisämekanismit, joita löytyy datatilasta, mutta eivät pankkijärjestelmissä, ovat mahdollisuus rajoittaa IP -osoitteiden lukumäärää, joista käyttäjät voivat kirjautua VDR: ksi tai estäminen samaan aikaan rekisteröinti samoilla kirjautumistietoilla.

luettelo on paljon laajempi ja voimme puhua yksityiskohtaisesti turvallisuudesta. Kaiken kaikkiaan VDRS ovat turvallisimmat tiedostojen julkaisujärjestelmät, joita on saatavana markkinoilla. Siksi keskeytän tarkoituksella tässä vaiheessa ja jatkan aiheen hoitamista seuraavissa artikkeleissa. Toivon, että olen onnistunut perehtymään niistä teistä, jotka olette aloittelijoita tästä aiheesta, mutta joilla on silti liiketoiminnan merkitys VDR: n kanssa. Kannustamme sinua myös testaamaan järjestelmäämme ja näkemään, onko se hyvä ratkaisu yrityksellesi.