Die Virtual Data Room-Branche gehört derzeit zu den "heißen Branchen, die man im Auge behalten sollte", so Forbes-Berichte. Experten sagen voraus, dass der VDR-Markt in den nächsten 5 Jahren wachsen wird und bis Ende 2022 einen Wert von 1,9 Billionen US-Dollar erreichen wird.

Data Room wurden anfangs hauptsächlich bei M&A-Transaktionen verwendet, werden jedoch jetzt von Unternehmen aus verschiedenen Wirtschaftssektoren weit verbreitet eingesetzt. Die Beliebtheit von VDR wächst, da immer mehr Unternehmen von der herkömmlichen (Papier-) Büroverwaltung absehen, was mit zunehmenden Bedrohungen eines Informationsverstoßes einhergeht. Der Hauptzweck des Datenraums besteht darin, ein Höchstmaß an Sicherheit für elektronische Informationen zu bieten, die zwischen Organisationen geteilt werden.

Was ist ein Virtual Data Room?

Im einfachsten Sinne ist ein Virtual Data Room ein webbasiertes elektronisches Dokumentenarchiv, in dem ein Unternehmen vertrauliche Dokumente sicher aufbewahren und autorisierten Personen den Zugriff darauf gewähren kann. Tatsächlich ist diese Umgebung äußerst sicher und mit Algorithmen verschlüsselt, die denen im elektronischen Bankwesen (EV SSL) ähneln. Der Zugriff auf Informationen ist eingeschränkt und wird streng von einem Administrator überwacht. Der Administrator entscheidet, wer Zugriff auf Informationen hat, auf welche spezifischen Dokumente und in welchem Umfang (z. B. ob ein Benutzer Dateien speichern oder drucken kann usw.). Der Administrator lädt Benutzer in den VDR ein, kann ihnen aber auch jederzeit den Zugriff verweigern oder einschränken. Dank dieser Funktion können wichtige Geschäftsdokumente auf sichere Weise mit externen Unternehmen geteilt und ständig überwacht werden.

Die Idee besteht darin, dass niemand Zugriff auf vertrauliche Informationen erhält, es sei denn, entsprechende Berechtigungen werden erteilt, während alles, was im VDR passiert, regelmäßig gemeldet wird. Andererseits können Personen, die zum Datenraum eingeladen wurden, bequem von ihren Büros aus an jedem Ort der Welt zu jeder Tages- und Nachtzeit arbeiten. Da der Datenraum als Dienstleistung (SaaS) angeboten wird, benötigen Sie nur einen Computer und eine Internetverbindung, um ihn zu nutzen.

Welche Art von Informationen werden in einem Virtual Data Room platziert?

In Datenräumen werden in der Regel private Dokumente abgelegt, die für den Eigentümer von hoher Bedeutung sind. Neben der Bereitstellung typischer Informationen, die immer geschützt werden sollten, wie finanzielle, personelle, rechtliche oder strategische Daten, achten immer mehr Unternehmen auf die Sicherheit und schützen Informationen aus Bereichen wie geistigem Eigentum oder Patenten mithilfe von VDR. Dies geht einher mit der Notwendigkeit, den aktualisierten (und strengen) GDPR-Anforderungen im EU-Recht gerecht zu werden - dem Schutz personenbezogener Daten.

Wann sollte ich einen Virtual Data Room verwenden?

Datenräume werden am häufigsten für den Abschluss von Marktransaktionen verwendet, einschließlich Fusionen und Übernahmen. Der wesentliche Teil jeder Transaktion besteht darin, Investoren und deren Beratern Zugang zu den Daten des Unternehmens zu gewähren, damit sie die Rentabilität und das mit der Investition verbundene Risiko bewerten können (Due Diligence). Dieser Prozess in seiner herkömmlichen Form (ein physischer Datenraum) ist umständlich und verursacht Kosten (jeder Investor muss zum Unternehmen kommen und die Dokumente in einem dedizierten Raum analysieren), ist zeitaufwändig (Investoren dürfen nichts voneinander wissen, sodass sie zu unterschiedlichen Zeiten ankommen, "nacheinander") und birgt ein hohes Risiko eines Informationsverstoßes (Mitarbeiter können von der Transaktion erfahren und sie könnte nicht abgeschlossen werden, Spekulationen könnten beginnen; jemand kann Fotos von den Dokumenten machen oder sie mitnehmen).

Daher haben elektronische Datenräume die traditionellen relativ schnell ersetzt, und derzeit sind sie der Standard für die Due Diligence (lesen Sie mehr dazu im Artikel Warum VDR im Due Diligence-Prozess verwenden?). Dank VDR sind das Sammeln von Informationen, deren Lektüre und Bewertung effektiver denn je. Die Hauptvorteile für jeden Teilnehmer der Transaktion sind Komfort (alle arbeiten von ihren Büros aus) und Transparenz des Prozesses. Für den Verkäufer ist es die Möglichkeit, eine größere Gruppe von Investoren aus der ganzen Welt zu erreichen (Investoren arbeiten gleichzeitig in einem Virtual Data Room, kennen aber nicht die Existenz der anderen), Sicherheit der Informationen und Kontrolle über die Transaktion (z. B. können Sie genau wissen, welche Informationen an wen, wann, in welchem Umfang oder wie lange ein bestimmtes Dokument angesehen wurde).

Traditioneller Datenraum vs. Virtual Data Room

Traditioneller Datenraum:

Ein physisch gesicherter und überwachter Raum normalerweise in den Räumlichkeiten eines Unternehmens oder seiner Anwälte, in dem vertrauliche Dokumente geteilt werden, der von externen Einheiten (Beratern) besucht wird, um den Zustand des Unternehmens zu analysieren. Der Zugang zum Datenraum ist oft nur einem Berater gleichzeitig möglich.

• Zeitaufwändige Due Diligence
• Geringer Arbeitskomfort
• Hohe Kosten (Reisen, Geschäftsreisen)
• Sicherheitsrisiko

Virtual Data Room:

Eine Website, zu der der Zugang beschränkt ist, auf der externe Einheiten (Berater) eingeladen werden, um die dort hochgeladenen Unternehmensdokumente kennenzulernen. Da die Dokumente in der Regel vertraulich sind, gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Möglichkeit, die Dokumente zu kopieren, zu teilen oder auszudrucken.

• Rund um die Uhr Zugriff von jedem Ort der Welt
• Parallele Verhandlungen
• Kommunikation (Fragen & Antworten-Forum)
• Prozesseffizienz
• Informationssicherheit

Neben den Due Diligence-Transaktionen, bei denen die Vorteile der Verwendung von VDR offensichtlich sind, werden Datenräume zunehmend von Unternehmen eingesetzt, um Projekte umzusetzen, die keine Due Diligence-Phase haben, sondern einfach die Weitergabe sensibler Informationen an externe Partner (Berater, Finanzinstitute, kooperierende Unternehmen) beinhalten. Meist handelt es sich dabei um Investitionsprojekte, Bauvorhaben, Projektfinanzierungen, Joint Ventures oder Beratungsprojekte. Die Beliebtheit von Virtual Data Rooms wächst auch in Branchen wie Life Sciences oder Bankwesen, wo der Schutz des geistigen Eigentums, von Patenten und der oben genannten personenbezogenen Daten von entscheidender Bedeutung ist.

Sehen Sie, wie es funktioniert.

Was macht Virtual Data Room von anderen Dateifreigabesystemen unterscheidet?

Es sind definitiv die hohen Sicherheitsstandards, die am Ende dieses Beitrags ausführlicher beschrieben werden. Sicherheit ist das Herzstück des Virtual Data Room-Systems. Es gibt auch einen zweiten Faktor, der erwähnenswert ist - im Gegensatz zu anderen Dateifreigabesystemen bietet VDR Unterstützung durch den Dienstleister. Der Support wird rund um die Uhr angeboten und umfasst vor allem technischen Support für alle in den Datenraum eingeladenen Benutzer und Kundensupport für das Systemmanagement (z. B. kann der Datenraumanbieter Dateien hochladen oder VDR für den Kunden verwalten).

Welche sind die wichtigsten Funktionen dieser Art von Anwendungen?

Ein Virtual Data Room ist eine Lösung für die kontrollierte Freigabe vertraulicher Dateien außerhalb des Unternehmens, nicht für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Deshalb ist VDR ein Nur-Lese-System. Dies bedeutet, dass es nicht möglich ist, Dokumente im VDR zu bearbeiten, und selbst die Option, Text auszuwählen und zu kopieren, ist nicht erlaubt. Dies sind die wichtigsten Funktionen dieser Art von Anwendungen. Darüber hinaus ermöglicht das System noch fortschrittlichere Einschränkungen, wie das Blockieren der Option, Dokumente auf der Festplatte zu speichern, sie zu drucken, die Screenshot-Option (Druckbildschirm) zu blockieren oder Wasserzeichen auf den Dateien zu platzieren, die im Falle eines Screenshots helfen, die Person zu identifizieren, die möglicherweise Missbrauch betrieben hat.

Im Falle des von FORDATA bereitgestellten Virtual Data Room erhalten unsere Kunden zusätzlichen Schutz (diesmal nicht gegen Missbrauch durch die Benutzer, sondern gegen Hackerangriffe), da die Anwendung zum Hochladen und Anzeigen von Dokumenten native Anwendungen sind, die von FORDATA erstellt wurden. Sie basieren nicht auf Flash-Technologie - im Gegensatz zu den meisten konkurrierenden VDR-Lösungen -, die als äußerst anfällig für IT-Bedrohungen gilt.

VDR ist sicher - was bedeutet das?

In Bezug auf die Zugriffsrechte auf das System und die Verschlüsselung der Kommunikation haben VDRs das gleiche Sicherheitsniveau wie Bankdienstleistungen. Dies umfasst die Kommunikationsverschlüsselung mit dem sicheren EV SSL 256-Bit-Protokoll, die Anmeldung mit starkem Passwort und SMS-Codes, die regelmäßige Passwortänderung oder das automatische Ausloggen nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität des Benutzers. Zusätzliche Mechanismen, die im Datenraum zu finden sind, aber nicht in Bankensystemen, sind die Möglichkeit, die Anzahl der IP-Adressen zu begrenzen, von denen aus Benutzer sich in VDR einloggen können, oder das Blockieren gleichzeitiger Anmeldungen mit denselben Anmeldeinformationen.

Der Katalog ist viel umfangreicher, und wir könnten ausführlich über das Thema Sicherheit sprechen. Alles in allem sind VDRs die sichersten Dateifreigabesysteme, die auf dem Markt erhältlich sind. Deshalb werde ich an dieser Stelle absichtlich innehalten und das Thema in den nächsten Artikeln weiter behandeln. Ich hoffe, dass es mir gelungen ist, diejenigen von Ihnen, die Anfänger in diesem Thema sind, aber dennoch eine geschäftliche Bedeutung haben, mit VDR vertraut zu machen. Wir ermutigen Sie auch, unser System zu testen und zu sehen, ob es eine gute Lösung für Ihr Unternehmen darstellt.