Zavedenie digitálneho súboru v Reinickendorf: Milestone pre správu digitálnej okresu

V posledných niekoľkých mesiacoch okresný úrad Reinickendorf vytvoril predpoklady na zavedenie národného softvérového riešenia pre digitálne súbory v deviatich pilotných oblastiach. Začne to krátko v prvých organizačných jednotkách. Digitálny súbor umožňuje revíziu -odolné spracovanie a ukladanie dokumentov, ako aj efektívnu digitálnu komunikáciu v okresnom úrade a čoskoro aj medzi orgánmi v Berlíne.

Prvé oblasti, v ktorých sa zavádzajú digitálne spisy, sú Úradom okresného zhromaždenia, právnej kancelárie, častí organizačnej a personálnej oblasti, administratívnej oblasti v regulačnom úrade a Úradu starostlivosti v kancelárii pre sociálne záležitosti. Približne 100 zamestnancov bude softvér spočiatku spolupracovať. V roku 2024 sa úvodný proces postupne rozširuje do ďalších oblastí orgánu, celkovo približne 1 500 pracovných staníc IT bude vybavených.

Zavedenie digitálnych aktov je podľa okresu Emine Demirbüken-Wegner nevyhnutné, aby sa splnili rastúce požiadavky na efektívnosť, spoluprácu, bezpečnosť údajov a orientáciu občanov. Zdôrazňuje tiež, že moderné softvérové ​​a hardvérové ​​vybavenie zvyšuje príťažlivosť okresnej správy ako zamestnávateľa a umožňuje väčšiu flexibilitu v každodennej agentúre. Počiatočné skúsenosti ukazujú, že digitálne akty môžu efektívne nahradiť zdĺhavé analogické pracovné procesy digitálne, a preto majú úžitok občanom aj ekonomike.

Aj keď stále existuje potreba zlepšenia v súčasnom softvérovom riešení a procese skenovania na štátnej úrovni, okresný úrad Reinickendorf považuje cestu považovanú za správnu a bez alternatívy. Softvér je možné softvér prispôsobiť a ďalej rozvíjať podľa potrieb, iba prostredníctvom skúseností získaných v pilotnej fáze. Optimálna integrácia digitálnych aktov si však vyžaduje trpezlivosť a je neustále poháňaná.