Εισαγωγή του ψηφιακού αρχείου στο ReinickEndorf: Milestone για την ψηφιακή διαχείριση

Τους τελευταίους μήνες, το Επαρχιακό Γραφείο Reinickendorf δημιούργησε τις προϋποθέσεις για την εισαγωγή μιας εθνικής λύσης λογισμικού για ψηφιακά αρχεία σε εννέα πιλοτικές περιοχές. Αυτό θα ξεκινήσει σύντομα στις πρώτες οργανωτικές μονάδες. Το ψηφιακό αρχείο επιτρέπει την αναθεώρηση -την επεξεργασία και την αποθήκευση εγγράφων καθώς και την αποτελεσματική ψηφιακή επικοινωνία στο πλαίσιο του περιφερειακού γραφείου και σύντομα μεταξύ των αρχών του Βερολίνου.

Οι πρώτοι τομείς στους οποίους εισάγονται τα ψηφιακά αρχεία είναι το Γραφείο της Επαρχιακής Συνέλευσης, το Νομικό Γραφείο, τμήματα της οργανωτικής και προσωπικού χώρου, της διοικητικής περιοχής στο ρυθμιστικό γραφείο και του Γραφείου Φροντίδας στο Γραφείο Κοινωνικών Υποθέσεων. Περίπου 100 εργαζόμενοι θα συνεργαστούν αρχικά με το λογισμικό. Το 2024, η εισαγωγική διαδικασία επεκτείνεται σταδιακά σε άλλες περιοχές της Αρχής, συνολικά περίπου 1.500 σταθμοί εργασίας πληροφορικής θα είναι εξοπλισμένοι με αυτό.

Η εισαγωγή ψηφιακών πράξεων είναι απαραίτητη, σύμφωνα με τον δήμαρχο Emine Demirbüken-Wegner, προκειμένου να ανταποκριθεί στις αυξανόμενες απαιτήσεις για την αποτελεσματικότητα, τη συνεργασία, την ασφάλεια των δεδομένων και τον προσανατολισμό των πολιτών. Τονίζει επίσης ότι ο σύγχρονος εξοπλισμός λογισμικού και υλικού αυξάνει την ελκυστικότητα της περιφερειακής διοίκησης ως εργοδότη και επιτρέπει μεγαλύτερη ευελιξία στην καθημερινή υπηρεσία. Οι αρχικές εμπειρίες δείχνουν ότι οι ψηφιακές πράξεις μπορούν να αντικαταστήσουν αποτελεσματικά τις μακρές ανάλογες διαδικασίες εργασίας ψηφιακά και έτσι να ωφελήσουν τόσο τους πολίτες όσο και την οικονομία.

Παρόλο που εξακολουθεί να υπάρχει ανάγκη βελτίωσης της τρέχουσας λύσης λογισμικού και της διαδικασίας σάρωσης σε κρατικό επίπεδο, το Επαρχιακό Γραφείο Reinickendorf θεωρεί ότι η διαδρομή που λαμβάνεται ως σωστή και χωρίς εναλλακτική λύση. Μόνο μέσω των εμπειριών που αποκτήθηκαν στην πιλοτική φάση μπορεί να προσαρμοστεί το λογισμικό και να αναπτυχθεί περαιτέρω ανάλογα με τις ανάγκες. Ωστόσο, η βέλτιστη ενσωμάτωση των ψηφιακών πράξεων απαιτεί υπομονή και καθοδηγείται συνεχώς.

Σύμφωνα με μια αναφορά από το www.berlin.de>